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Kommunalverwaltung

Digitalisierung Gemeindeverwaltung

Eine Gemeindeverwaltung wollte im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) von papierbasierter Aktenführung auf digitales, sicheres Arbeiten umsteigen – inklusive eAkte-Integration, Homeoffice-fähigem VPN-Zugang und Schulung der gesamten Belegschaft.

eAkteOZGVPNDigitalisierung
🏛️
60
Mitarbeitende geschult
📄
–70 %
Papierverbrauch
🏠
Ja
Homeoffice-ready
✅
OZG
Konform umgesetzt

Ausgangslage & Aufgabenstellung

Kommunalverwaltungen stehen unter besonderem Handlungsdruck, ihre Prozesse im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) zu digitalisieren. Die Verwaltung arbeitete noch weitgehend papierbasiert, was lange Bearbeitungszeiten, hohen Platzbedarf für die Aktenarchivierung und eingeschränkte Homeoffice-Möglichkeiten zur Folge hatte. Zusätzlich mussten besondere Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit im öffentlichen Sektor berücksichtigt werden, während der laufende Bürgerservice nicht beeinträchtigt werden durfte.

Projektablauf

1
Prozessanalyse & OZG-Anforderungen
Erfassung bestehender Arbeitsabläufe und Abgleich mit den gesetzlichen Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes.
2
Konzept eAkte-Integration
Planung der Migration von Papierakten auf ein digitales Aktenführungssystem inklusive Schnittstellen zu Fachverfahren.
3
Sichere VPN-Infrastruktur
Aufbau eines verschlüsselten VPN-Zugangs für ortsunabhängiges, sicheres Arbeiten im Homeoffice.
4
Migration Bestandsakten
Schrittweise Digitalisierung und Übernahme bestehender Akten in das neue System.
5
Datenschutz- & Sicherheitskonzept
Umsetzung der besonderen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit für Kommunalverwaltungen.
6
Testbetrieb in ausgewählten Fachbereichen
Pilotphase in einzelnen Ämtern zur Verfeinerung der Prozesse vor dem Rollout.
7
Schulung der Mitarbeitenden
Umfassende Schulung von 60 Mitarbeitenden im Umgang mit eAkte und VPN-Zugang.
8
Rollout & Übergabe
Flächendeckende Einführung in der gesamten Verwaltung inklusive Dokumentation und laufender Betreuung.

⏱️ Arbeitsaufwand

Projektlaufzeit von der Prozessanalyse bis zum vollständigen Rollout: rund 4 Monate, mit paralleler Schulung der Mitarbeitenden während der Migrationsphase, um den laufenden Bürgerservice nicht zu unterbrechen.

💶 Ungefährer Kostenrahmen

Digitalisierungsprojekte dieser Art (eAkte-Einführung, VPN-Infrastruktur und Schulung für rund 60 Mitarbeitende) bewegen sich häufig im mittleren bis oberen fünfstelligen Bereich, abhängig vom Umfang der Bestandsakten und genutzten Fachverfahren. Für Kommunen stehen zudem häufig Fördermittel im Rahmen der OZG-Umsetzung zur Verfügung, die wir bei der Planung berücksichtigen.

Verbesserung im Überblick

Digitale Aktenführung
Vorher
10%
Nachher
100%
Homeoffice-fähige Arbeitsplätze
Vorher
5%
Nachher
100%

Vorher / Nachher

Vorher
✕Papierbasierte Aktenführung
✕Lange Bearbeitungszeiten durch physische Aktenwege
✕Kein Homeoffice möglich
✕Hoher Platzbedarf für Aktenarchivierung
✕OZG-Anforderungen nicht erfüllt
Nachher
✓Digitale eAkte flächendeckend eingeführt
✓OZG-konforme Prozesse umgesetzt
✓Sicherer VPN-Zugang für Homeoffice
✓Papierverbrauch um 70 % reduziert
✓60 Mitarbeitende geschult

Vorteile für den Kunden

★Schnellere Bearbeitung von Bürgeranliegen
★Rechtssichere Umsetzung der OZG-Vorgaben
★Flexibleres Arbeiten durch Homeoffice-Möglichkeit
★Deutlich reduzierter Papier- und Platzbedarf
★Zukunftsfähige Basis für weitere Verwaltungsdigitalisierung

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