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Immobilienverwaltung

All-in-One IT-Service für 6 Niederlassungen

Ein Immobilienverwaltungsunternehmen mit 6 Niederlassungen in Hessen und 68 Mitarbeitenden wollte seine bislang fragmentierte IT-Betreuung durch einen zentralen All-in-One-Ansatz ersetzen – mit einheitlichem Helpdesk, Geräteverwaltung, Microsoft 365, moderner VoIP-Telefonie und georedundantem Backup.

All-in-One IT3CX VoIPM365Georedundanz
🏢
6
Niederlassungen
👥
68
Mitarbeitende
💶
-35 %
IT-Kosten
⏱️
< 2h
RTO

Ausgangslage & Aufgabenstellung

Mit 6 Niederlassungen war die IT-Betreuung des Unternehmens bislang uneinheitlich organisiert – teils lokale Ansprechpartner, teils unterschiedliche Dienstleister je Standort, unterschiedliche Telefonanlagen und keine zentrale Übersicht über Geräte und Systeme. Das führte zu langen Reaktionszeiten bei Störungen, inkonsistenten Sicherheitsstandards und unnötig hohen laufenden Kosten. Das Unternehmen wollte die gesamte IT-Betreuung aller Standorte in eine Hand geben, ohne den laufenden Betrieb in den einzelnen Niederlassungen zu stören.

Projektablauf

1
Standortübergreifende Bestandsaufnahme
Erfassung aller IT-Systeme, Geräte und Telefonanlagen an allen 6 Niederlassungen.
2
Konzeption einer zentralen IT-Struktur
Entwicklung eines einheitlichen Betreuungskonzepts mit zentralem Helpdesk und Geräteverwaltung.
3
Migration zu Microsoft 365
Vereinheitlichung der E-Mail- und Kollaborationsumgebung aller Standorte auf Microsoft 365.
4
VoIP-Umstellung auf 3CX
Ablösung der bisherigen, standortabhängigen Telefonanlagen durch eine zentrale 3CX-Telefonanlage.
5
Aufbau georedundanter Backup-Infrastruktur
Einrichtung eines standortübergreifenden Backup-Systems mit georedundanter Absicherung.
6
Einführung zentraler Geräteverwaltung
Zentrales Management aller Arbeitsplatzgeräte über alle Niederlassungen hinweg.
7
Rollout in gestaffelten Wellen
Schrittweise Umstellung der Standorte, beginnend mit der Hauptniederlassung.
8
Übergabe & laufender Betrieb
Start des zentralen Helpdesks und eines einheitlichen Servicevertrags für alle 6 Standorte.

⏱️ Arbeitsaufwand

Projektlaufzeit von der Bestandsaufnahme bis zum vollständigen Rollout an allen 6 Standorten: rund 14 Wochen, in gestaffelten Wellen durchgeführt, um den laufenden Geschäftsbetrieb an keinem Standort zu unterbrechen.

💶 Ungefährer Kostenrahmen

Projekte dieser Art (zentrale IT-Betreuung, M365-Migration, VoIP-Umstellung und georedundantes Backup für 6 Standorte mit 68 Mitarbeitenden) bewegen sich für die Umsetzung häufig im mittleren fünfstelligen Bereich, während die laufenden monatlichen Betreuungskosten durch die Bündelung meist unter den vorherigen Gesamtkosten mehrerer Einzeldienstleister liegen. Die konkrete Investition hängt vom Umfang der bestehenden Systeme ab.

Verbesserung im Überblick

Standorte mit einheitlicher IT-Betreuung
Vorher
0%
Nachher
100%
Telefonie auf zentraler VoIP-Anlage
Vorher
0%
Nachher
100%

Vorher / Nachher

Vorher
Uneinheitliche IT-Betreuung je Niederlassung
Unterschiedliche, veraltete Telefonanlagen
Keine zentrale Geräteverwaltung
Lange Reaktionszeiten bei Störungen
Hohe Gesamtkosten durch mehrere Einzeldienstleister
Nachher
Zentrale IT-Betreuung aller 6 Standorte aus einer Hand
VoIP-Telefonie vollständig auf 3CX migriert
RTO unter 2 Stunden dank georedundantem Backup
35 % IT-Kostensenkung erzielt
Einheitliche Geräteverwaltung über alle Standorte

Vorteile für den Kunden

Deutlich schnellere Reaktionszeiten durch zentralen Helpdesk
Einheitliche Sicherheitsstandards an allen Standorten
Spürbare Kostenersparnis durch Bündelung der IT-Betreuung
Höhere Ausfallsicherheit durch georedundantes Backup
Ein zentraler Ansprechpartner statt mehrerer Einzeldienstleister

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